نظام القبول والتسجيل

نظام إدارة شؤون الطلاب:

نظام شؤون الطلاب هو نظام متطور يستخدم في إدارة المؤسسات التعليمية حيث يقدم كل الخدمات التي تهم قسم شؤون الطلاب بالإضافة إلى إدارته للشؤون الأكاديمية للطلاب و يقدم خدمة النظام المالي التي يحتاجها بمعرفة الوضع المالي و الفاتورة الخاصة بالإضافة إلى العديد من الخدمات التي سنورد ذكرها:

الخدمات الأساسية التي يقدمها النظام :

التقويم الأكاديمي للمؤسسة التعليمية:

التقويم الأكاديمي للمؤسسة التعليمية هو مواعيد و شروط التسجيل الطلابي و تسمح لك بتغيير المواعيد وشروط التسجيل و التي تحدد بعد ذلك السماح للطلاب بالتسجيل أو نظام التعامل المالي و الأكاديمي معهم طبقا لإعدادات التقويم الأكاديمي.

إدارة قسم القبول و التسجيل:

يدير قسم القبول و التسجيل طلبات الطلاب للالتحاق بالمؤسسة التعليمية و التي تكون هي أول عملية على نظام شئون الطلاب ليتم بعد ذلك مراجعة الطلب و التأكد من إكمال جميع الأوراق المطلوبة ليتم قبوله بعد ذلك و يتم إرسال رقم أكاديمي للطالب و يكون هذا الرقم الأكاديمي للطالب هي عنوان الطالب الرسمي و تجرى كل العمليات الأكاديمية على أساس هذا الرقم الأكاديمي، و يوفر النظام في هذا القسم قاعدة بيانات الطلاب و ملفاتهم بالإضافة إلى عملية إدارة كاملة لكل طلبات الالتحاق مما يسهل عملية الانضمام للمؤسسة التعليمية دون الحاجة إلى إضاعة الوقت و الجهد بتعبئة النماذج الورقية، بالإضافة إلى إمكانية مراجعة حالة الطلب المقدم عن طريق رقم الطلب المرسل للمتقدم، بعد قبول الطالب يضاف إلى النظام التعليمي مباشرة و ينشئ له سجل أكاديمي و حساب مالي ليسجل به كل ما يخص الطالب من بيانات أكاديمية.

إدارة قسم الشئون الأكاديمية:

يدير قسم الشئون الأكاديمية البيانات الأكاديمية الخاصة بالطلاب من تسجيلهم بالمقررات و المقررات المسموح بها و المقررات السابقة واللاحقة و يقدم النظام خدمة مراجعة بيانات التسجيل و التأكد من سلامة عملية التسجيل تلقائيا بحيث يرفض النظام تسجيل المقرر الدراسي بشكل متكرر أو تسجيل مقرر دراسي دون الانتهاء من المقرر السابق له بالإضافة إلى إيقافه عملية التسجيل فوق الحد الأقصى المتاح للطالب و تنبيه الطالب في حال قام بتسجيل نسبة أقل من الحد الأدنى لتسجيل المقررات، و يقدم النظام كل هذه الخدمات بشكل أوتوماتيكي مما يقلل نسبة الأخطاء و المشاكل نتيجة خطأ الموظف أو الطالب في عملية التسجيل أو التقديم.

بناء و إدارة الخطط الدراسية:

يقدم النظام خدمة البناء و إدارة الخطط الدراسية و التخصصات و الأقسام حيث يمكن بناء عدد لا نهائي من الأقسام و تندرج منها عدد لا نهائي من التخصصات ليكون لكل تخصص خطة دراسية كاملة يسمح للطالب بعد ذلك بالإطلاع عليها و مراجعتها للتأكد من إنهاء كل ما هو في الخطة من مقررات دراسية، وأيضا المقرر السابق و اللاحق لكل مقرر دراسي و يقوم بتوضيح تصنيفات المقررات الدراسية سواء كانت خاصة بالقسم أو التخصص أو مقررات عامة.

إدارة الفصل الدراسي و السنة الدراسية:

يقدم النظام خدمة إدارة الفصول الدراسية و السنوات الدراسية و التي تتيح للإدارة التعرف على كل عمليات الطالب و على سجله الأكاديمي طبقا للسنوات الدراسية والفصول الدراسية التي اجتازها خلال فترة تعليمه.

و يخدم هذا الجزء العديد من الأقسام مثل القبول و التسجيل و تسجيل المقررات الدراسية بالإضافة إلى خدمة التقويم الأكاديمي لشئون الطلاب.

إدارة و استخراج السجل الأكاديمي للطالب:

يدير النظام السجل الأكاديمي للطالب بحيث يسجل السجل الأكاديمي للطالب كل المقررات التي درسها الطالب و درجته في كل مادة و يقوم النظام بحساب المعدل الفصلي و المعدل التراكمي تلقائيا.

يستخدم السجل الأكاديمي للطالب كملف و أرشيف كامل للطالب و يبنى عليه التسجيل بالمقررات الدراسية التالية و تخرجه بعد إنهائه العدد المطلوب من المقررات الدراسية المطابقة للخطة الدراسية.

و يقوم الطالب و المدرس و النظام ببناء السجل الأكاديمي تلقائيا و ذلك عن طريق استخدام النظام و تسجيل المقررات الدراسية للفصل الدراسي، و يقوم المدرس على مدار الفصل الدراسي بوضع درجة الطالب الفصلية والنهائية و التي تعتمد بعد ذلك في السجل الأكاديمي ليسجل درجة الطالب في المقرر المذكور و حالته في هذا المقرر، ويقوم النظام تلقائيا بجمع درجات المقررات الدراسية للفصل الدراسي و احتساب المعدل الفصلي للطالب و منه يتم احتساب المعدل التراكمي للطالب.

إدارة القسم المالي للنظام شئون الطلاب:

يدير النظام البيانات المالية المستحقة من الطالب و ذلك عن طريق احتساب المقررات الدراسية المسجلة و تكلفة المقرر الدراسي و نظام احتساب التكلفة كوحدات أو بالمقرر الكامل.

تعرض للطالب الفاتورة الخاصة به و يمكن للطالب مراسلة الإدارة المالية مباشرة عن طريق لوحة التحكم الخاصة به في النظام التعليمي ليقوم بالاستفسار عن أي إشكاليات أو ملاحظات.

لوحة تحكم للطالب للتفاعل مع نظام إدارة شئون الطلاب:

هي لوحة تحكم خاصة بالطالب و هي عبارة عن حلقة الوصل بينه و بين قسم شئون الطلاب و التي تسمح له بالاستفادة من كامل الخدمات السابقة.

لوحة تحكم للمدرسين للتفاعل مع نظام إدارة شئون الطلاب:

هي لوحة تحكم خاصة بالمدرسين و هي عبارة عن حلقة الوصل بينه و بين قسم شئون الطلاب و التي تسمح له بالاستفادة من كامل الخدمات السابقة أيضاً.